انطلاق ورشة العمل الأولي بعنوان استعراض التجربة السعودية الالكترونية في حفظ الوثائق الحكومية وتقديمها للباحثين”

متابعة / د. فتحية الخير حمدو

ينظم المركز الليبي للمحفوظات والدراسات التاريخية الأسبوع العربي للوثائق تحت عنوان ” تجارب بعض الأرشيفات العربية الرائدة في استخدام التكنولوجيا والتقنية الحديثة في تنظيم المواد الأرشيفية ( صون وإتاحة – صعوبات وعراقيل ) بمشاركة مجموعة من الدول الشقيقة تضم السعودية ، وعمان، والجزائر، وتونس عبر تقنية ( الزوم) خلال الفترة من 27 حتى 30 اغسطس 2023م ويتضمن هذا النشاط مجموعة من ورش العمل.

 

وانطلقت ورشة العمل الأولى اليوم الأحد الساعة العاشرة صباحاً بقاعة المجاهد بالمركز، وكان ضيفها الدكتور فيصل بن عبد العزيز التميمي مدير عام المركز الوطني للوثائق والمحفوظات بالمملكة العربية السعودية، وقام الأستاذ الدكتور محمد الطاهر الجراري رئيس مجلس إدارة المركز الليبي للمحفوظات والدراسات التاريخية بتقديمه في كلمة جاء فيها:-

 

سيدي الضيف المعزز المكرم

زملائي وابنائي

ما نقوم به اليوم يدخل في إطار الأسوة الحسنة والله يقول ” لقد كان لكم في رسول الله أسوة حسنة”، والأسوة في المجال النبوي غيرها في المجال الإنساني العادي، الأمة التي تُضيع نماذجها تفقد طريقها. وأتصور أننا لم نوفق كثيراً في اختياراتنا الفكرية القديمة عندما لم نستحضر نموذجية ابن رشد الذي يقول:

” اعمال النظر العقلي في الموجودات لمعرفة الحقائق الكونية والطبيعية وحتى الإلهية” ، كثيرة هي مواضع الضعف عندنا ومنها حفظ وإتاحة الذاكرة الوطنية التي منها نستمد الأسوة الحسنة، فنحن في المركز الليبي للمحفوظات والدراسات التاريخية انشغلنا بجمع الذاكرة الوطنية من الخارج عن طريق الوثائق الأجنبية التي تبرز وجهة نظر الآخر فينا ومن الداخل عن طريق الرواية الشفوية والاستبيانات التاريخية والوثائق السرية والرسمية المطلوبة للمقارنة والتحقيق والتصويب وصولاً للحقيقة التاريخية.

 

الآن صار واجباً الالتفات لهذه الملايين المتزايدة يومياً وبعد ترميمها وتنظيمها وحفظها الحفظ الصحيح وجب العمل على إتاحتها بطريقة علمية رقمية صحيحة. وهذا ما دعانا للتأسي بالنماذج العربية السابقة لنا، وفي هذا افطار ولهذه الغاية نسعد اليوم باستضافة الأستاذ الفاضل الدكتور فيصل بن عبد العزيز التميمي بارك الله فيه وفي علمه وسيرته التي يجب أن نذكرها تأكيداً لحسن اختيارنا وتزكية للرجل المطلوب في المكان والزمان المطلوبين.

 

وعزز الاستاذ الدكتور محمد الطاهر الجراري رئيس مجلس إدارة المركز الليبي للمحفوظات والدراسات التاريخية كلمته الترحيبية بسيرة اكاديمية عرف فيها بالدكتور الضيف فيصل بن عبد العزيز التميمي مدير عام المركز الوطني للوثائق والمحفوظات بالمملكة العربية السعودية الذي أستهل محاضرته بعنوان: استعراض التجربة السعودية في حفظ الوثائق الحكومية وتقديمها للباحثين” عن جهود المركز السعودي للوثائق في جمع عدد كبير من الوثائق بشكل ورقي والكتروني ووضعها في قاعدة بيانات تشمل كل الجهات الحكومية وموظفيها واقسامها ومهامها مما يعطي صورة واضحة عن تطور النظام الوثائق السعودي، والصعوبات التي واجهت هذا العمل نتيجة اتساع رقعة الدولة السعودية، وطبيعة ما تنجزه الجهات الحكومية يومياً من وثائق يصعب حصرها، وصعوبة بناء نظام تقني ينظم مسار العمل بين المركز والجهات الحكومية وبين اقسام المركز بالداخل، وبالتالي تم تصميم البوابة الالكترونية السعودية على شبكة المعلومات التي تقدم خدماتها ونتيجة تزايد أعداد الدخول عليها من الباحثين والقطاع العام والخاص، تم إنشاء مشروع جديد تمثل في بناء بوابة الكترونية أكثر شمولية وديناميكية وأماناً وموثوقية سنة 2022م، وقد تم تصميمها بشكل أدق وذلك لمبررات الحفاظ على مقتنيات ووثائق المركز من الاستهداف خاصة مع انفتاح شبكة المعلومات.

 

وقام المحاضر باستعراض وشرح الجانب العملي فيما يتصل بتجربة الدولة السعودية في تصميم البوابة الالكترونية وسبل الوصول إلى الوثيقة والاستفادة منها وتتضمن البوابة مجموعة من الخدمات هي :

 

• خدمة استعراض الاتفاقيات الدولية بين المملكة والدول الأخرى.

• خدمة استعراض الاتفاقيات مع المؤسسات الدولية.

• خدمة استعراض الأنظمة واللوائح المختصة في الشأن الوثائقي.

• خدمة التواصل المباشر بين المركز والمؤسسات الأخرى.

• خدمة عرض الوثائق السارية وغير السارية مع إيضاح تاريخ اعتمادها، وترتيب تاريخ الإدراج، ونبذة عن مضمونها ، وجهة الإصدار ، والحقوق المحفوظة للناشر.

• خدمة استعراض دليل المركز للوثائق والمحفوظات.

• خدمات ترميز الجهات الحكومية إثناء عملية الحفظ.

• خدمة استعراض ” جريدة أم القرى” الجريدة الرسمية للمملكة بصيغة Pdf .

• خدمة استعراض مجلة المركز ” دراسات للوثائق” والتي صدر أول اعدادها في ديسمبر 2020م.

• خدمة الوثائق ذات الصلة بالوثائق الأصلية.

• خدمات يقدمها المركز عبر اليوتيوب.

 

وقدم الضيف شرحاً وافياً حول طرق الدخول إلى البوابة وشروطها وكيفية التعامل مع المعلومات والوثائق المتاحة بها.

 

بعد انتهاء العرض أجاب الضيف المحاضر على بعض الأسئلة التي وُجهت إليه من رئيس إدارة المركز الليبي للمحفوظات التاريخية ومن السادة الحضور وهي :

 

س. ما هو السلوب الذي استطعتم به جمع وثائق كل المؤسسات الحكومية بحث تكون متاحة؟

س. ما هي الشركة المتخصصة في الرقمنة التي تعاملتم معها؟

س. كيف واجهتم مشكلة صعوبة حفظ الوثائق الضخمة ؟.

س. هل يتم الاعتماد على منظمة محلية أو دولية في إدارة الوثائق؟.

س. أهم الصعوبات التي تعرضت لها المملكة في مجال حفظ الوثائق وكيف تم معالجتها؟.

 

وأجاب المحاضر بأن المركز أطلق حملات توعية بأهمية الوثائق وأقام ورش عمل عديدة، ودرس نقاط القوة والضعف في المؤسسات الحكومية ، وتم تدريب فرق عمل لكل مؤسسة على العمل الوثائقي، كما أنه يوجد سفير ومركز بكل مؤسسة حكومية، وهذه منظومة متكاملة تم تفعيلها مؤخراً، والمملكة لا تحبذ الاستفادة من شركات القطاع الخاص في حفظ الوثائق ، ولكنها جعلت الشركة تقوم ببناء وتصميم البوابة وتسليمها للمركز، وهناك مزج بين المعايير المحلية والدولية حيث أخذنا ما يتناسب معنا خاصة أن حفظ الوثائق يختلف عن الكتاب، كما اتجهنا للجامعات وفتحنا دورات تدريبية سريعة ( 6 أشهر ) لتوفير الامكانيات البشرية المؤهلة ، ونحن مازلنا بحاجة إلى جيش من المعقمين والمرممين لحفظ الوثائق ونعاني من قلة المتخصصين وضخامة العمل، وسنفتتح قريباً مخزن رسمي في الرياض لحفظ الوثائق بعيدا عن الحرارة والرطوبة ووفق المعايير الأمنية، وتوفير نسخ الكترونية للتداول البحثي.

 

تقدم رئيس مجلس إدارة المركز الليبي للمحفوظات والتاريخية بالشكر الجزيل للسيد الدكتور فيصل بن عبد العزيز التميمي على محاضرته القيمة.