ورشة العمل الثانية بعنوان ” البرمجيات المستخدمة في إدارة وتنظيم الوثائق الوسيطة بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية بسلطنة عمان”

متابعة / د. فتحية الخير حمدو

بدأت ورشة العمل الثانية اليوم الأثنين 28 اغسطس 2023م، العاشرة صباحاً بقاعة المجاهد بالمركز، وكانت ضيفتها الأستاذة أزهار بنت الخلفان من سلطنة عمان والقى الأستاذ الدكتور محمد الطاهر الجراري رئيس مجلس إدارة المركز الليبي للمحفوظات والدراسات التاريخية كلمة جاء فيها:-

ما نمارسه هذه اللحظة من ود وتقارب وتواد وتبادل للمنافع إنما هو ثمرة من تمار المرحوم عبدالله بن اباظ وسليمان الباروني كل منهما دعما ما حفظته لنا كل المصادر القديمة وأنا هنا مؤرخ لا عالم انساب ، والمؤرخ يلتزم الوثيقة حتى قيل عن علم التاريخ إنه علم عبادة الوثائق.

 

كل المصادر التوراتية والانجيلية والاغريقية والرومانية والبيزنطية تؤكد التواصل النسبي بين ليبيا والشرق وما من مرة تشرفت فيها بزيارة عُمان الاستراحة قلبا وقالبا وتفاعلت مازحاً وجاداً مع أهل واقارب يغمرني ودهم ويريحني لطفهم ويعلوني علمهم بمواطن التقارب بيننا وبينهم.

 

ومن أجل كل هذا سنعمل في هذا المركز معهم على الوقوف عند سليمان الباروني العلم الموصل بيننا وبينهم والذاكرة الحية التي يجب أن نعقد المؤتمرات والندوات ونتبادل الوثائق والزيارات، وكعهدي بأخي وصديقي حمد الضوياني رئيس الأرشيف العُماني سوف لن يبخل أو يتردد في كل ما يقرب بين عمان وليبيا. وما يتم اليوم الا دليل على حبل الود المعرفي والإنساني بيني وبينه.

وما مشاركة الأستاذة ازدهار بنت خلفان في هذه الورشة العلمية والا قطرة من فيض الود والخير والتفاعل العلمي المفيد بين ليبيا وعمان.

 

وحتى يتأكد ما أقول سأتشرف بتقديم سيرتها العلمية قبل أن يفيض علينا خير عطائها العلمي في مجال التجربة العمانية لرقمنة الأرشيف العماني.

 

وعرف الاستاذ الدكتور محمد الطاهر الجراري رئيس مجلس إدارة المركز الليبي للمحفوظات والدراسات التاريخية بعد كلمته السيرة الاكاديمية لضيفة المركز وهي:

أزهار بنت خلفان – رئيسة قسم تصنيف الوثائق بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية – ماجستير علم المكتبات والمعلومات من جامعة السلطان قابوس

 

# نشر ورقة علمية في مجلة “, Library Hi Tech, Vol. 40 No. 6, في عام ٢٠٢٢ بعنوان”

‏The effectiveness of using crowdsourcing for improving information services: an action

‏research approac”

 

# المشاركة بورقة علمية في الملتقى الافتراضي لجمعية المكتبات المتخصصة/ فرع الخليج العربي “الثورة الصناعية الرابعة ومؤسسات المعلومات الخليجية : الفرص والتحديات والممارسات” خلال الفترة من ٢٠-٢١ سبتمبر ٢٠٢١م

 

# المشاركة في المؤتمر الدولي والورشة التدريبية المرافقة له الذي نظمه المعهد الدولي لعلوم الأرشيف في تريستا وماليبور حول خطط الطوارئ في المؤسسات الثقافية في أكتوبر ٢٠١٥م

 

# المشاركة في الخمس دورات تدريبية للأرشيفين التي نظمها المعهد الدولي لعلوم الأرشيف بالتعاون مع هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية في مسقط.

 

وبدأت ورشة العمل بكلمة تعريفية من قبل الأستاذة المحاضرة بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية بسلطنة عُمان وتاريخ أنشأها عام 2007م ، والمهام المسندة لها بموجب المرسوم السلطاني والمتمثلة في جمع وتنظيم الوثائق الجارية وجمع الأرصدة الوثائقية والعمل على حسن استخدامها من خلال المعارض وتمكين المستفيدين من الاطلاع عليها، وتم تجميع الوثائق من العوائل والماكن الخاصة أيضا.

 

والسلطنة تعمل على تبادل المعلومات والوثائق بينها وبين الدول الأخرى على الصعيدين العربي والدولي، كما تعقد اتفاقيات دولية في هذا الشأن. وكونت أرشيف من التاريخ الشفوي، والبحري والفني والثقافي، كما تنظم الهيئة معارض وثائقية في الداخل والخارج للتعريف بها، كما أصدرت الكثير من المنشورات المتخصصة والكتب في هذا المجال، وهناك معرض دائم للوثائق، وأخر للمخطوطات يعرف بالتاريخ العماني.

 

البرمجيات المستخدمة في إدارة وتنظيم الوثائق الوسيطة :

يوجد نظام وصول تم تطويره في الهيئة منذ اكتوبر 2022م، وهو قيد التطوير المستمر، وهو نظام مراسلات بريد يمكن التواصل به، ونظام الكتروني يتعامل معه المستخدمين لإنجاز ابحاثهم، وتم تحديد الأقسام المتعاملة معه، وتهجير الوثائق الغير مستخدمة.

يتم العمل على تسجيل وتصنيف الوثائق منذ نشأتها واستخدامها حتى تهجيرها وحفظها.

تتبع الهيئة معايير دولية لتحقيق الإدارة السليمة للوثائق الالكترونية.

رفع مستوى الكفاءة والفاعلية من خلال تقديم النقص وإضافة الملفات بصورة اسرع.

استبدال المعاملة الورقية بالإلكترونية والتحكم الدقيق في المعلومات وتقنيين افطلاع غير المصرح والتأكد بأن الوثائق محمية.

هذه الجهود أدت إلى زيادة القبول على استخدام موقع الهيئة، واعتماده في مجالات الوثائق الالكترونية فيما يتصل بالوثائق الجارية والوسيطة.

البرمجيات المستخدمة بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية بالسلطنة:

سكوب اركاي هو البرنامج المستخدم، وهو عملي ومتخصص في الوثائق الارشيفية ويدعم عملية تصنيف الوثائق ويضمن إدراراً جيداً للمواصفات والتأكد منها وتعميمها، وإدارة الترحيلات من الجهة المنشأة إلى الجهات الأخرى، وهناك إجراءات لإدارة المخازن في هذا النظام، وخاصية منح المعلومات لمستخدمين وحجبها عن أخرين.

 

القيم المضافة لمنظومة المحفوظات سكوب أركاي:

ساهمت في عمليات الترحيل والتسجيل و النسخ الالكتروني ، والبحث مما سهل عملية استخدام الوثائق والاستفادة منها.

تُجود المنظومة أسلوب البحث والتكشيف وحفظ الوثائق.

 

الجانب العملي:

تتوفر بالمنظومة إدارة الكلمات المفتتحية من حيث انشأها وتعديلها والتحكم بها والربط بين الوصلات.

تركز على الأوعية من حافظات وكشافات وحاملات للحفظ.

تعطي صلاحيات واسعة حسب رغبة المستخدم.

تتوفر على معلومات ووثائق تتصل بالأثار.

إدارة قاعات العرض والمطالعة.

تسهيل مسح الوثائق ضوئياً وحفظها.

تستخدم الهيئة المعيار الدولي للوصف الالكتروني.

مشاريع الكترونية:

• المعرض الافتراضي للمحفوظات وهو متوفر على موقع الهيئة، ويعرض أهم الوثائق والخرائط التاريخية حول المنطقة.

• العملات المعدنية.

• معرض افتراضي متخصص في المخطوطات.

• تمتلك الهيئة محتوى متخصص لفحص الوثائق الجارية والوسيطة، وتقدم الخدمة للمؤسسات الراغبة في التأكد من وثائقها.

• تنفد الهيئة معمل حول السمعيات والبصريات مع تصنيف وتنظيم وفهرسة الوثائق لتحقيق الجودة مواكبة للتطور التكنولوجي.

التحديات التي تواجهنا في هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية:

حماية البيانات من الهجوم السبرالي ، وقد قمنا بالرفع من أهمية اللوائح والقوانين التي تحفظ الوثائق.

الإدارة السليمة في محاولة حفظ الوثائق من الفقد ، وحفظ نسخة احتياطية بين الحين والأخر.

تشفير البيانات الخاصة بالموقع حرصاً على عدم السرقة والاختراق.

 

شكراً لكم على حسن استماعكم.

 

قام رئيس مجلس إدارة المركز الليبي للمحفوظات والتاريخية أ. د. محمد الجراري بفتح المجال للاستفسارات وكانت على النحو التالي:

 

س. ما هي السياسات والاستراتيجيات المتبعة للحفظ الدائم للوثائق في ظل هشاشة الوثائق الوطنية؟

ح. يوجد سياسة واضحة لإدارة الوثائق وحفظها، ونظام سكاي مصمم لإنشاء صيغ معينة ويتم فحصه خلال سنتين بشكل دوري للتأكد من صلاحية الوثائق للاستخدام، واستخدام صيغ أخرى للوثائق التي يتم تهجيرها.

 

تقدم رئيس مجلس إدارة المركز الليبي للمحفوظات والتاريخية بالشكر الجزيل للسيدة الأستاذة أزهار بن خلفان على محاضرتها القيمة، واختتم الأستاذ عياد ساسي الجلسة بالإعلان عن ورشة العمل الثالثة يوم غدا الثلاثاء والتي ستكون عرض لتجربة الأرشيف الجزائرى.